인사총무 주요업무에 대해 안내 드립니다.

안녕하세요 인사잡썰 미애군입니다. 

이번엔 인사담당자인 제가 제 직무에 대한 R&R을 안내해 보려고 합니다. 

인사총무업무

인사총무업무

저는 HRM, HRD 이렇게 구분할 수 있지만 어차피 혼자 다 하는 일 인사관리/ 인사기획 / 총무 이렇게 크게 3가지의 카테고리로 구분하였습니다. 

인사관리 

첫 번째 인사관리입니다. 

인사관리는 크게 채용, 노무, 교육 이렇게 3가지로 구분할 수 있습니다. 

A. 채용관리에서 하는일은 채용 채널 관리, 채용공고, 면접 등의 업무가 있겠습니다. 

1. 채용 채널관리

채용 채널은 우리가 다 알고 있는 잡코리아, 사람인, 원티드 등 채용 플랫폼이 있고요 또 우리의 채용을 도와주시는 서치펌이 있습니다. 

또.. 산학협력 등을 통한 대학 취업지원센터도 관리를 해야 할 필요가 있습니다. 

 

2. 채용공고

요즘 채용공고는 예전과 다른 회사의 문화, 일하는 방식, 구체적인 업무 소개 등을 하고 있습니다. 

예전처럼 인사/총무 채용 이런 게 아니라는 거죠 구체적인 채용공고를 통해 허수의 지원자를 거를 수 있고 입사하고 싶은 회사로 더 많은 지원자를 모집할 수 있어 많은 기업들이 채용공고를 이렇게 자세히 작성하고 있습니다. 

채용공고

3. 면접 관리 

면접 관리의 주 업무는 서류 합격자 통보, 면접 Arrange, 면접 참여, 합격자 발표, 연봉협상..ㅠㅠ

면접 부분만 봐도 할 일이 어마어마합니다. 

특히 저 같은 경우는 면접 참여를 1차 면접에 들어가지 않고 사전 면접식으로 저 혼자 보는 걸 좋아합니다. 

사전 면접에서 회사 소개 등을 하며 지원자의 긴장을 풀어주는 역할을 하고 대화를 통해 지원자의 성격, 태도 등을 확인합니다. 

이 결과를 토대로 1차 면접관에게 내용을 전달하고 면접 시 활용할 수 있게 합니다. 

 

B. 노무관리에서 하는 일은 급여, 인원관리, 제증명 관리 등이 있습니다. 

1. 급여관리 

급여는 인사업무의 꽃? 이라고들 하는데요 왜 그런지는 저도 잘...ㅠ

하지만 급여업무를 하게 된다면 4대 보험, 퇴직금(연금), 연말정산, 세무신고(원천세 등) 업무가 수반되어집니다. 

그래서 일이 많아지죠 ㅠㅠ  하지만 급여 하나만을 가지고 이렇게 다양한 업무까지 할 수 있으니 정말 꽃이라 부를 수 있겠죠?

 

2. 근태관리, 연차 관리 

최근 52시간 근무제도에 따라 1주 40시간, 1주 연장근로 12시간 관리에 따라 근태 제도가 힘들게 되었습니다.

그래서 웬만한 기업에서는 근태관리 프로그램을 구입하여 PC 오프, 휴게시간관리 등을 하고 있습니다.

연차 관리는 근로기준법에 따라 17년 5월 29일 이후 입사자는 1개월 만근 시 연차 1개씩 생성되어 1년 11개의 연차휴가 발생! 그리고 1년이 되었을 경우 정상적인 연차 15개 발생 그래서 총 26개의 연차를 사용할 수 있죠? 기존 직원들은 원래대로 15개의 연차에 근속기간 2년에 +1개씩 가산이 되어 지급됩니다. 

매년 7월엔 연차 촉진제도를 시행 직원들에게 연차 촉진을 하게 되고 미사용 연차를 수당으로 지급하는 회사는 익년도 1월엔 미사용 된 연차에 대한 수당을 계산하여 지급합니다. 

연차 부채는 전년도 근무하여 발생된 연차휴가에 대해 부채로 상계하여 미리 수당으로 회계처리를 하는 것입니다. 

모든 발생 연차를 부채로 잡고 매월 사용된 연차를 차감하여 진행하기도 합니다. 

 

3. 각 규정 제정

인사관리에서는 회사 운영에 필요한 규정을 만들고 또 개정을 통해 변경하기도 합니다. 

10인 이상의 기업이라면 취업규칙을 만들어 신고를 하여야 하고, 퇴직연금을 운영한다면 운영관리 규정 또는 운영 규칙( 제휴사에서 제공)을 가지고 있어야 합니다. 

이외 인사관리의 베이스가 되는 인사관리규정, 급여의 기준이 되는 급여관리규정 등 각각 필요에 따라 규정을 만들고 운영하고 있습니다. 

모두 필요한 건 아니지만 또 없어서도 안될 것들입니다. ^^;

 

4. 인원관리

인원관리에는 인원 현황, 개인별 프로파일 관리 등이 있을 수 있겠습니다. 

인원 현황은 가장 기초가 되는 우리 회사의 인원은 어떻게 되어있는지, 정규직, 계약직, 일용직의 수, 또 남녀 성별 구성비, 직급별 인원, 부서별 인원, 각 부분별 구성비까지 연도별로 체계적으로 가지고 있어야 합니다. 

또 프로파일은 개인별 나이, 학력, 출신학교, 총 경력, 이전 직장, 연봉( 입사 시부터 재직 시까지 변경사항 포함)정 보등을 관리합니다. 

별거 아닌 것 같지만 이런 인원관리를 얼마나 잘해놓느냐에 따라 업무가 엄청 편해집니다. 

왜냐면.. 이런 정보를 많은 관리자들이 요청을 하며, 각 회계감사, 또는 투자받을 경우 많이 요청되는 자료이기 때문입니다. 

 

5. 재증명 관리 

재증명 관리는 별거 아닌 것 같지만 은근히 해야 할 일들이 많습니다. 

재직증명서, 경력증명서, 퇴직증명서, 주 업종 확인서 또 급여를 같이 한다면 근로소득 원천징수 영수증, 갑근세증명서 등 다양한 재증명을 직원들은 요구하기 때문입니다. 그래서 이런 업무 들을 그룹웨어 또는 ERP를 통해 신청/발급을 할 수 있다면 기록 및 업무처리 빨라 많은 회사에서 이런 부분은 온라인으로 처리하고 있습니다. 

 

C. 교육관리

교육관리는 HRD의 영역으로 별도의 관리자가 있는 회사가 있지만 웬만한 중소기업에서는 해당 업무 또한 인사담당자의 업무입니다. 

교육관리에서 첫 번째는 연간 교육관리계획을 만들어 운영하는 것이며, 중장기 교육계획 또 리더십 & 직무교육 등을 운영합니다. 

이런 부분은 대부분 기업의 비전과 목표/인재상에 맞춰 연간 교육 및 중장기 교육계획 리더십 교육 등이 이루어지는 것이기 때문에 교육 계획을 보면 회사가 원하는 인재, 회사가 중점적으로 두는 역량 등도 확인이 가능합니다. ^^;

인사기획

두 번째. 인사기획

인사기획에는 인사평가/보상 그리고 조직관리 마지막으로 조직문화 기획 등이 있겠습니다. 

인사기획도 교육관리와 마찬가지로 회사에서 원하는 인재상에 따라 많은 기획 이루어집니다. 

 

A. 인사평가/보상 기획

인사평가와 보상은 땔 수가 없이 같이 이루어지는 업무입니다.  평가에 따라 보상 부분도 이루어지기 때문이죠 

평가방식은 회사마다 다르겠지만 OKR, BSC, MBO 등 효율적인 목표관리를 위해 만들어졌다는 것은 모두 목적은 동일합니다.

그래서 뭐가 좋다 또 OKR이 신식이니 이걸 도입하자 이렇게 말하는 건 아닌 것 같습니다. 

회사의 업무방식 등 분위기에 따라 더 효과적인 목표관리를 할 수 있기 때문입니다. 

 

저는 목표/성과관리 중에서 가장 중요한 건 피드백과 커뮤니케이션이라고 생각합니다. 

아무리 좋은 목표/성과관리 툴이 있다고 하더라도 원활한 커뮤니케이션과 피드백이 없다면 매년 초 목표 설정 기간은 그저 1년에 한 번씩 시간 낭비하는 의미 없는 기간이라고 직원들은 생각하기 때문입니다. 

 

B. 조직관리

조직관리에는 조직개편, 직급체계, 호칭 등 조직에 관련된 업무가 있습니다. 

한 번씩 회사의 집중되는 사업에 따라 조직이 확!~! 바뀌기도 하고 직급체계 또한 바뀌기도 합니다. 

이러한 부분이 발생되면 조직관리는 해당 상황에 맞춰 가장 효율적인 조직운영을 위해 부서를 통합하거나, 새로운 부서를 신설을 하고 해당 인원들의 부서변경 등을 인사발령을 통해 전사 공지하기도 합니다. 

 

C. 조직문화관리

제가 가장 좋아하는 부분인 조직문화관리 부분입니다. 

조직문화는 그냥 담당자가 혼자 신나서 막 이것을 도입해야지 저걸 도입해야지 하는 회사는 없을 것입니다. 

이것도 모든 게 회사의 운영방침과 핵심가치 등에 맞춰 기업이 희망하는 조직을 만들기 위해 다양한 프로그램을 기획하고 운영하는 업무입니다. 회사에서 월급날 간식을 준다면 오~ 우리 회사는 월급날 간식을 줘! 이케 그냥 간식을 주는 게 아니라 이렇게 운영방침과 핵심가치에 따라 제공하는 것입니다. 기획에 대한 도입 목적, 운영계획, 도입 시 예상 효과 또 실행 후 만족도 등을 항상 파악해야 하는 업무라는 것도 생각해주세요

총무업무

마지막으로 총무업무가 남아있습니다. 

총무업무는 그냥 잡무, 막일, 불필요한 업무 등 생각하기 에 따라 달라지겠지만 이 총무업무가 없다면 회사의 운영은 엉망진창이 될 것입니다. 

이 총무업무엔 사무실 운영관리, 집기 관리, 인허가, 문서관리, 사내 행사 운영 등 다양한 업무가 있는데 모든 업무가 하찮은 건 하나도 없기 때문입니다.

자산 구입 및 시설물 구입에 따라 업체와 계약을 하기도 하고 발주를 넣기도 하며 해당 비용에 대한 관리도 합니다.

직원의 원활한 적응을 위해 다양한 직원 편의 물품을 구매하고, 사내의 다양한 인허가, 거래 계약서, 협회, 인증서(특허, 상표권)등의 관리 또한 총무가 담당합니다.

이처럼 기본적으로 엥? 뭐야 너무 하찮은데? 이렇게 생각하실 수 있겠지만 이 업무가 없다면 무질서한 업무.. 누가 어떻게 계약했는지도 모르고 이 인증은 언제 만료가 되는지도 모르고 물건이 떨어지겠도 모르는 불상사가 발생되기 때문이죠  그래서 총무는 전문성을 가진 분들이 엄청 많습니다. 이분들이 업무를 하는 걸 보면 우와~!! 멋있다 라고 느껴질 정도로 전문성이 필요한 업무이기도 합니다. 

 

이렇게 인사/총무에 대한 업무에 대해 안내를 드렸는데요 

제가 많이 빠뜨린 부분도 있을 건데 이런 부분들은 여러분들이 댓글을 이용해 알려주시면 좋겠습니다. 

또 인사/총무를 희망하시는 분들은 해당 업무의 범위가 이렇게 많다는 걸 한번 보시구요 우오 이런 일을 다 내가 할 수 있을까? 내 성격과 맞을까? 등 본인의 적성과 맞는지도 한번 생각해보시고 괜찮다고 느끼신다면 도전해보시길 바랍니다. 

 

인사/총무는 우리 직원들을 위해 일한다는 서비스 정신과 내부고객센터이다!라는 사명감이 꼭 필요합니다.^^

 

긴~ 글을 읽어주셔서 감사합니다. 

 

제 유튜브채널에서 영상으로도 확인이 가능합니다. 

youtu.be/TjB3XDfx7rI

- YouTube